1. Verantwortliche

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten bin ich:

Melanie Landahl
Executive Coach & strategische Beraterin
Gertigstr. 24
22303 Hamburg
E-Mail: hallo@melanielandahl.de
Telefon: +49 178 18 78 400

2. Allgemeine Hinweise

Ich verarbeite deine personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen du persönlich identifiziert werden kannst.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Ich verarbeite deine Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

– Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Coaching- und Beratungsverträgen
– Terminorganisation und Kommunikation
– Durchführung von Online-Meetings
– Rechnungsstellung und Buchhaltung
– Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

4. Art der verarbeiteten Daten

Je nach Zusammenarbeit verarbeite ich insbesondere:

– Vor- und Nachname
– Anschrift
– E-Mail-Adresse
– Telefonnummer
– Rechnungsdaten
– bei Unternehmen zusätzlich Firmenname und USt-IdNr.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und Vertragsanbahnung)
– Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen)
– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Geschäftstätigkeit)

6. Eingesetzte Tools und Dienstleister

Zur Organisation und Durchführung meiner Leistungen nutze ich folgende Dienstleister:

a) Calendly (Terminbuchung)
Zur Terminvereinbarung nutze ich Calendly LLC, USA. Dabei werden dein Name, deine E-Mail-Adresse sowie ggf. weitere freiwillige Angaben verarbeitet. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (Standardvertragsklauseln).

b) Zoom und Microsoft Teams (Online-Meetings)
Für Online-Coachings nutze ich Zoom Video Communications Inc. sowie Microsoft Teams (Microsoft Corporation). Dabei werden insbesondere dein Name, deine E-Mail-Adresse und Kommunikationsinhalte verarbeitet. Eine etwaige Übermittlung in Drittländer erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien.

c) Google Workspace (E-Mail und Dokumente)
Für E-Mail-Kommunikation und Dokumentenverwaltung nutze ich Google Workspace (Google Ireland Ltd.). Hierbei werden insbesondere Kommunikationsdaten verarbeitet.

Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen – soweit erforderlich – Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

1. d) Microsoft Outlook / Microsoft 365 (E-Mail-Kommunikation)

Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutze ich Microsoft Outlook bzw. Microsoft 365. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Im Rahmen der Nutzung werden insbesondere dein Name, deine E-Mail-Adresse sowie Kommunikationsinhalte verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation).

Mit Microsoft besteht – soweit erforderlich – ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine etwaige Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln).

1. e) Brevo (Newsletter- und CRM-System)

Für Newsletter-Versand und Verwaltung von Kontaktdaten nutze ich Brevo (ehemals Sendinblue). Anbieter ist die Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland.

Wenn du dich für meinen Newsletter anmeldest oder im Rahmen einer Zusammenarbeit in mein CRM aufgenommen wirst, werden insbesondere dein Name, deine E-Mail-Adresse sowie ggf. weitere freiwillige Angaben verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt:

–              bei Newsletter-Anmeldung auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),

–              im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Du kannst deine Einwilligung zum Erhalt des Newsletters jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

1. f) Lexware (Buchhaltung und Rechnungswesen)

Für Buchhaltung und Rechnungsstellung nutze ich Softwarelösungen der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland.

Im Rahmen der Nutzung werden insbesondere Rechnungs- und Vertragsdaten verarbeitet (z. B. Name, Anschrift, Rechnungsbetrag, Zahlungsinformationen).

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten).

Eine Verarbeitung erfolgt ausschließlich im erforderlichen Umfang. Mit dem Anbieter bestehen – soweit erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

7. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe deiner Daten erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. an meinen Steuerberater) oder ich gesetzlich dazu verpflichtet bin.

8. Speicherdauer

Ich speichere deine Daten nur so lange, wie dies für die Vertragsdurchführung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Steuerrechtliche Unterlagen werden in der Regel 10 Jahre aufbewahrt (§ 147 AO).

9. Vertraulichkeit im Executive-Coaching

Im Rahmen unserer Zusammenarbeit werden regelmäßig sensible personenbezogene oder unternehmensbezogene Informationen besprochen.

Ich verpflichte mich, über sämtliche Inhalte unserer Gespräche sowie über alle mir im Zusammenhang mit dem Coaching bekannt gewordenen Informationen streng vertraulich zu schweigen.

Die Vertraulichkeit gilt zeitlich unbefristet über das Ende unserer Zusammenarbeit hinaus.

Eine Weitergabe von Informationen erfolgt ausschließlich mit deiner ausdrücklichen Zustimmung oder wenn ich gesetzlich oder behördlich dazu verpflichtet bin.

Sofern dein Arbeitgeber oder ein beauftragendes Unternehmen Vertragspartner ist, erfolgt keine inhaltliche Berichterstattung über Coaching-Gespräche, es sei denn, dies wurde ausdrücklich und transparent vereinbart.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

– Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
– Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
– Löschung (Art. 17 DSGVO)
– Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
– Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
– Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

11. Datensicherheit

Ich treffe angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

12. Kommunikation per E-Mail

Die Kommunikation per E-Mail erfolgt in der Regel transportverschlüsselt (TLS). Dennoch kann bei elektronischer Kommunikation nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass Daten von Dritten eingesehen oder verändert werden.

Sofern du besondere Anforderungen an die Vertraulichkeit der Kommunikation hast, können wir individuelle Sicherheitsmaßnahmen abstimmen.